No Livro Caixa são registrados todos os recebimentos e pagamentos em dinheiro, lançados de forma cronológica (dia, mês e ano).

É um livro auxiliar de registro contábil. O Livro Caixa se destina ao controle dos lançamentos exclusivos de entrada e saída, da conta Caixa da empresa.

Quando se inicia uma empresa, é necessário que ela possua um controle financeiro de seus lucros e despesas. Neste livro é feito um controle pessoal da empresa, que pode no futuro auxiliar na declaração do Imposto de Renda.

O Livro Caixa é na maior parte das vezes adotado pela tesouraria da empresa (departamento responsável pela execução dos recebimentos de receitas e pagamentos de despesas) ou de qualquer outra entidade com ou sem fins lucrativos.

As anotações devem ser metódicas, diárias e detalhadas. Não deve-se anotar rendimentos futuros (notas que ainda não compensaram e cheques pré-datados). Todas as Notas Fiscais e comprovantes de pagamentos devem ser guardados pois são eles que ajudarão a preencher o Livro Caixa corretamente (pode ser de gastos de energia elétrica, aluguel, água, telefone, material de expediente (escritório) e de limpeza, bem como reparos e conservação do local, etc.)

Estrutura do Livro Caixa

Deve-se conter no Livro Caixa:

– data do registro;
– breve histórico;
– entradas e saídas (débito e crédito, respectivamente, lembrando que não usa-se os dois em um mesmo registro);
– saldo atual da conta Caixa (saldo anterior mais débito ou menos crédito da conta em questão).

Exemplo:

OBS.: As empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL estão obrigadas, perante o fisco, à escrituração do Livro Caixa, observando as exigências contidas na Lei no 9.317/96 e as demais formalidades, inclusive quanto aos termos de abertura e encerramento.