A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) tem o objetivo de materializar os fatos geradores do ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, através do controle digital dos valores sujeitos à tributação do ISSQN. A emissão da NFS-e acarretará recolhimentos de tributos pertinentes ao regime tributário em que cada escola se enquadra e dimensionará o seu faturamento bruto.
O fato gerador da emissão da Nota Fiscal é a prestação de serviço, portanto, deve ser emitida mensalmente, independente se houve o recebimento dos valores. A Nota Fiscal não vale como recibo.
Toda instituição de ensino é uma empresa que tem como finalidade a prestação de serviços educacionais e está relacionada com a emissão da nota fiscal de serviços prestados emitidas no site da prefeitura de cada município e deve ser por emissão eletrônica (na maioria dos municípios).
Quando emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
As matrículas recebidas no final do ano representam receitas efetivas para o financeiro das escolas mas não devem ser tributadas neste momento já que o fato gerador da emissão da nota fiscal é a prestação de serviço e os serviços educacionais ainda não foram prestados (regime de competência).
A emissão da nota fiscal deve ser feita apenas no ano seguinte e pode até ser rateados entre os 12 meses do ano (de acordo com o controle financeiro).
Para as escolas que optaram pelo regime de caixa a tributação acontecerá no ano corrente, conforme o financeiro, porém, a emissão das notas fiscais não se modifica.
O controle das antecipações das receitas deve ser feito pelo financeiro nas escolas. A contabilização dos valores recebidos deve ser realizada de acordo com as demonstrações financeiras.
A escola pode escolher antecipar o pagamento do imposto e emitir as notas fiscais no próprio mês do recebimento, pois assim facilita o controle financeiro. Esta orientação serve também para anuidades que são pagas à vista.
As escolas devem levar em conta que a NFS-e é:
- O único documento que comprova a prestação de serviços;
- O único documento que comprova a receita financeira;
- O único documento que comprova a legalidade da prestação do serviço em caso de cobrança judicial.
Todo o valor que entra no movimento financeiro (caixa e bancos) deve ser comprovado através da emissão da nota fiscal.
Como emitir a NFS-e
A nota fiscal de serviço deve ser emitida mensalmente, através do site da prefeitura do município de sua cidade ou fazendo uso de um sistema de gestão escolar, sua geração é individual para cada aluno e deve conter todos os dados do responsável financeiro.
A descrição dos serviços prestados deve obrigatoriamente conter as informações:
- Nota fiscal referente aos serviços educacionais;
- Valor aproximado dos tributos XX,XX % – R$ X,XX (Valor do tributo conforme a alíquota)
- Conforme lei XXXXX Fonte YYYYY (Verificar junto ao contador da escola).
A escola não pode incluir venda de produtos (uniformes, livros didáticos, materiais didáticos, lanches e refeições e etc.) na emissão da nota fiscal de serviços.
O uso do Certificado Digital
Para a emissão de uma nota fiscal de serviço educacional, antes de tudo, é preciso obter um Certificado Digital, que pode ser adquirido através de empresas ligadas ao governo e uma autorização da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) onde a empresa está localizada.
Após a aquisição do certificado digital e da autorização da SEFAZ, o ideal é que a escola faça uso de um bom software de gestão escolar, que permitirá a gestão completa dos serviços prestados e a emissão da NFS-e de forma automática.
Apesar de quase todas as prefeituras disponibilizarem um sistema para digitação das notas fiscais de serviço, o trabalho é manual e dependendo do número de notas a serem emitidas muito tempo é despendido para essa atividade. O momento é de apostar em soluções que facilitam a sua vida e automatizam as suas atividades.
A necessidade do certificado digital dependerá exclusivamente de sua prefeitura. Caso a sua cidade exija o certificado para emitir NFS-e, que é a maioria dos casos, será necessário o modelo de certificado A1. Muitas vezes a prefeitura não pede o certificado modelo A1 para emissão manual no site da prefeitura, mas o certificado é necessário para emissão automática através do sistema de gestão escolar.
No caso da NFS-e a questão é bem diferente. A comunicação é com a prefeitura e daí já não há um modelo padrão adotado para ser seguido, o que dificulta bastante.
Vantagens da utilização de um sistema de gestão escolar para emissão das NFS-e
Dentre as vantagens de emissão da nota fiscal por um sistema de gestão escolar, podemos citar:
- O contribuinte pode emitir a nota fiscal em qualquer lugar e hora, desde que tenha acesso à Internet;
- Não é preciso manter cópias de notas fiscais ou talões;
- A segurança da informação é garantida, uma vez que, através do uso do certificado digital, evita que haja o extravio e falsificações, além de estar certificando a veracidade das informações e a confiabilidade por parte do emissor e de quem irá receber a nota fiscal;
- Não exige a impressão imediata, já que a NFS-e poderá ser enviada por e-mail e de forma automática.
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